Šta AI u knjigovodstvenom servisu može, a šta ne bi smio raditi?
Može pomoći u pripremi i pregledu: sačuvati dokument, razvrstati ga, izdvojiti podatke i označiti šta nedostaje. Ne bi smio samostalno knjižiti, tumačiti poreske propise ni davati stručno mišljenje. Svaki prijedlog provjerava osoba, a odluka ostaje na njoj.
Ovaj vodič ne govori o propisima u BiH, pa ni o e-fakturi. Šta je dozvoljeno, kako se dokumenti čuvaju i šta dugujete klijentima, pitanje je za stručnjaka iz te oblasti, a ne za AI i ne za nas.
Koji ponavljajući posao automatizovati prvi?
Jedan, i to onaj čiji se rezultat lako provjerava. U knjigovodstvenom servisu najčešće dolaze u obzir tri posla: prijem dokumenata, traženje dokumenata koji nedostaju i uparivanje izvoda s dokumentima.
- ponavlja se svake sedmice ili češće
- ima poznate ulazne podatke i jasan rezultat
- postoji osoba koja zna procijeniti je li rezultat dobar
- greška se može uočiti prije nego što posao ode dalje
Ostalo ostavite za poslije. Drugi posao ima smisla tek kada prvi radi.
Kako dokumenti stižu i gdje se gube?
Obično stižu na više mjesta: email, poruke, skenirani papir, zajednički folder. Prije bilo kakve automatizacije zapišite put dokumenta od klijenta do osobe koja ga obrađuje.
Za nekoliko stvarnih slučajeva zabilježite gdje dokument stiže, ko ga prvi vidi, gdje ostaje original i ko zna da nešto nedostaje. Original uvijek ostaje nepromijenjen. Sve što sistem izdvoji ili predloži čuva se uz njega, odvojeno.
Šta provjeravaju pravila, šta smije predložiti AI, a šta odlučuje osoba?
Pravila provjeravaju ono što je tačno ili netačno: ima li priloga, je li datoteka duplikat, jesu li obavezna polja popunjena. AI smije predložiti ono što traži tumačenje: vrstu dokumenta, klijenta, pročitani iznos. Osoba odlučuje o svemu što ide dalje.
| Korak | Šta provjerava pravilo | Šta smije predložiti AI | Šta odlučuje osoba |
|---|---|---|---|
| Prijem | Ima li priloga, je li format dozvoljen, je li ista datoteka već primljena | Ništa, ovaj korak ne traži AI | Šta se radi s porukom bez priloga ili s nepoznatim formatom |
| Razvrstavanje | Je li pošiljalac poznat klijent i spada li datum u traženi period | Vrstu dokumenta i klijenta kada pravilo ne može odrediti | Potvrđuje ili ispravlja razvrstavanje |
| Izdvajanje podataka | Jesu li obavezna polja popunjena, imaju li iznos i datum ispravan oblik | Vrijednosti pročitane iz dokumenta, posebno skeniranog ili fotografisanog | Upoređuje s originalom i prihvata ili ispravlja |
| Spisak nedostajućih dokumenata | Šta se očekuje za klijenta i period, a nije stiglo | Nacrt poruke klijentu | Čita nacrt, ispravlja ga i sama šalje |
| Uparivanje izvoda i dokumenata | Tačno podudaranje iznosa i datuma | Moguće podudaranje kada nije tačno | Odlučuje je li podudaranje ispravno |
| Predaja dalje | Ima li svaka stavka oznaku da ju je osoba pregledala | Ništa | Sama knjiži u svom programu, sistem ništa ne knjiži |
Ako to može provjeriti pravilo, AI nije potreban. AI dodajte samo tamo gdje pravilo ne može, i uvijek uz pregled.
Šta Midaz zna iz vlastitog rada?
Midaz je za vlastite potrebe napravio interni alat koji upoređuje bankovne transakcije s fakturama. AI savjetnik u njemu samo predlaže moguće podudaranje, a odluku donosi osoba.
Alat je napravljen za naš vlastiti posao, ne kao proizvod za klijente. Uštedu vremena nismo mjerili. Iz toga ne treba zaključiti da Midaz zamjenjuje knjigovođu ili daje knjigovodstvene savjete. Navodimo ga samo kao primjer podjele posla iz tabele: pravilo, prijedlog, odluka osobe.
Kako izgleda spisak nedostajućih dokumenata i ko ga prati?
To je spisak onoga što se očekuje, a nije stiglo, uz ime osobe koja ga prati. Pravilo može sastaviti spisak, ali poruku klijentu šalje osoba.
- klijent i period
- šta nedostaje
- od kada se čeka
- ko je zadužen
- šta je već urađeno
Bez imena zadužene osobe ovo je još jedan spisak koji niko ne čita.
Kako bi mogao izgledati jedan tok?
Primjer ispod prikazuje kako se podjela posla iz tabele može primijeniti na jedan email s dokumentima.
Izmišljeni klijent pošalje email s tri priloga: PDF fakturu, fotografiju računa i skenirani izvod.
Pravilo sprema sva tri priloga nepromijenjena i bilježi ko ih je poslao i kada. Pravilo vidi da je ista PDF faktura već primljena prošle sedmice i označava je kao mogući duplikat. AI predlaže da je fotografija račun i pokušava pročitati iznos, ali iznos nije čitljiv, pa stavka dobija oznaku „treba pregled“.
Pravilo zatim poredi primljeno sa spiskom očekivanog za taj mjesec i vidi da nedostaje jedan dokument. Sistem priprema nacrt poruke klijentu. Osoba iz servisa čita nacrt, ispravlja ga i šalje, pa pregleda označene stavke i odlučuje šta ide dalje. Knjiženje radi sama, u svom programu.
Ovo nije prikaz uvedenog rješenja ni stvarnog klijenta.
Kako izgleda mali pilot i šta se dešava kada ne uspije?
Pilot je jedan ograničen proces na uzorku vaših dokumenata, ne cijeli servis. Uzorak mora imati i uredne i loše slučajeve: skenirane, nepotpune, duplikate i dokumente pogrešnog klijenta.
Mjerite cijeli zadatak, uključujući pripremu, čekanje, pregled i ispravke, a ne samo brzinu prvog rezultata. Ako pregled traje duže od starog posla, pilot nije pokazao korist.
Prije početka dogovorite gdje se vidi neuspjela obrada, ko dobija zadatak i kako se posao nastavlja ručno. Pilot dogovaramo kao zaseban posao, uz pisanu ponudu. Prolazimo kroz današnji proces, dogovaramo ulazne podatke, ljudsku provjeru i kriterij uspjeha, gradimo pilot u ograničenom obimu i rezultat pregledamo s vašim timom. Pogledajte i obradu upita te vodič odakle početi s AI automatizacijom.
Ko smije vidjeti dokumente klijenata?
Samo oni kojima je pristup dogovoren unaprijed. Prije izrade dogovaramo koji su podaci potrebni, ko im ima pristup i koje vanjske servise rješenje koristi, a to objašnjavamo prije povezivanja. Poslovni podaci ostaju vaši.
Dokumenti pripadaju vašim klijentima, zato prije slanja bilo kojem vanjskom servisu provjerite ugovore i obaveze koje imate. To je pitanje za pravnika, a ne dio ovog vodiča.
Šta nam treba da procijenimo obim?
Opis jednog posla i nekoliko stvarnih primjera. Prvi razgovor je besplatan, a obim, uslove i cijenu dobijate pisano prije početka rada.
- koji je posao i ko ga danas radi
- kako dokumenti stižu i u kojim formatima
- otprilike koliko ih ima mjesečno
- koje alate koristite i ko ima pristup kojim podacima
- kako za vas izgleda dobar rezultat
- šta se nikada ne smije automatizovati
- nekoliko stvarnih primjera, uključujući loše, po mogućnosti bez ličnih podataka
Ne obećavamo uštedu vremena ni broj grešaka unaprijed. Ponuda se pravi prema obimu, a izrada, održavanje i troškovi vanjskih alata iskazuju se odvojeno.
Česta pitanja
Može li AI knjižiti umjesto knjigovođe?
Ne. U ovom pristupu se ništa ne knjiži automatski. Pravilo provjerava, AI samo predlaže, a osoba iz servisa knjiži u svom programu.
Treba li mi poseban softver?
Počinjemo od alata koje već koristite i provjeravamo šta njihove integracije podržavaju. Ne tvrdimo podršku za bilo koji konkretan knjigovodstveni program.
Koliko dokumenata treba za pilot?
Nemamo broj koji bi važio za svaki servis. Važnije je da uzorak sadrži sve vrste slučajeva: uredne, skenirane, nepotpune, duplikate i dokumente pogrešnog klijenta. Veličinu uzorka dogovaramo kada se određuje obim.
Ko odgovara za grešku?
Odluka ostaje na osobi koja provjerava, a mi ne obećavamo da grešaka neće biti. Ko odgovara ugovorno i pravno, zavisi od vaših ugovora i pitanje je za stručnjaka. Prije puštanja u rad dogovaramo gdje se vidi neuspjela obrada i ko preuzima zadatak.
Radi li to s dokumentima na bosanskom?
Ne možemo to obećati unaprijed. To je jedna od stvari koje pilot provjerava na vašem uzorku: bosanski tekst, skenovi, fotografije i različiti formati. Midaz nije objavio test na bosanskim dokumentima.
Koliko košta?
Ponuda je prema obimu. Dobijate pisanu ponudu, a prvi razgovor je besplatan.
Opišite jedan ponavljajući posao u pet rečenica: kako dokument stiže, ko ga prvi vidi, šta se provjerava, šta nedostaje i ko odlučuje. Taj opis je dovoljan za prvi razgovor.
Pogledajte i vodič o AI chatbotu za firmu, razliku između AI asistenta i automatizacije, AI i automatizaciju ili kontakt.
Kako Midaz može pomoći ↗